Die Digitalisierung der Warenwirtschaft

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Die Digitalisierung der Warenwirtschaft

Kein Unternehmen, das in der heutigen Zeit erfolgreich arbeiten will, kann auf ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem verzichten. Das Warenwirtschaftssystem ist ein von Computern unterstütztes Verfahren, das zielorientiert den Warenbestand, die Warenbewegungen und die Steuerung des Warenflusses verarbeitet. Waren es früher nur die großen Unternehmen, die mit einem Warenwirtschaftssystem gearbeitet haben, so sind es heute auch viele mittelständische und kleine Unternehmen, die verstärkt auf die Digitalisierung der Warenwirtschaft setzen.

Funktionen und Elemente des modernen Warenwirtschaftssystems

Jedes Unternehmen setzt andere Prioritäten, arbeitet unter anderen Aspekten und stellt andere Anforderungen. So unterschiedlich wie die Unternehmen, so unterschiedlich sind auch die Warenwirtschaftssysteme. Ganz grob lässt sich die Warenwirtschaft in fünf Bereiche unterteilen:

  • Den Verkauf mit Kundenmanagement, Retouren, Verkäufermanagement und der Planung von Aktionen.
  • Das Lager mit der Auszeichnung der Waren, der Bestandsführung, der Lagerverwaltung, den Umlagerungen und der Abwicklung der Inventur
  • Der Einkauf mit der Verwaltung der Angebote, dem Bestellwesen, der Reklamation und der Disposition
  • Das Wareneingangssystem mit der Rechnungsprüfung, der Warenannahme, der Kontrolle der Waren und der Anlieferung
  • Das Warenausgangssystem mit der Bearbeitung der Aufträge, der Kommissionierung, der Kontrolle im Warenausgang und der Abwicklung des Versands

Welche Vorteile bietet die digitalisierte Warenwirtschaft?

Das, was noch vor wenigen Jahren mühsam von Hand erledigt werden musste, das übernimmt heute ein Computerprogramm. Für die Unternehmen ist das eine große Erleichterung, denn die digitale Warenwirtschaft hat viele Vorteile. Sie erspart zum Beispiel viel Zeit, wenn es um die Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen geht. Die Daten werden an nur einem Ort verwaltet und auch die Verwaltung des Lagers wird optimiert. Durch ein modernes Warenwirtschaftssystem wird es möglich, Auswertungen in Echtzeit vorzunehmen, und das schafft Transparenz. Der vielleicht größte Vorteil ist jedoch die stetige Optimierung des Warensortiments, das unter anderem mit tagesaktuellen Statistiken immer auf den neusten Stand gebracht wird.

Was sollte ein Warenwirtschaftssystem bieten?

Welche Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem gestellt werden, das hängt immer von der Zielsetzung des jeweiligen Unternehmens ab. Grundsätzlich gilt aber, die digitale Warenwirtschaft sollte immer aktuell sein, denn nur dann sind auch kurzfristige Reaktionen möglich. Ein gutes Warenwirtschaftssystem muss genau arbeiten, damit die Erfolge und vor allem auch die Misserfolge in einem Unternehmen erkannt werden. Das System muss zuverlässig und stets verfügbar sein und es sollte sich nach Bedarf auch jederzeit erweitern lassen, um kurzfristig neue Möglichkeiten der Auswertung zu schaffen. Für die Mitarbeiter ist es zudem wichtig, dass sich das Warenwirtschaftssystem einfach bedienen lässt.

Welche Formen des Warenwirtschaftssystems gibt es?

Unterschieden wird die digitale Warenwirtschaft in offene und geschlossen Systeme, welche Variante infrage kommt, das hängt immer vom jeweiligen Unternehmen und von der Branche ab.

Ein geschlossenes System kümmert sich im alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben, wie zum Beispiel den Einkauf, den Vertrieb, die Lagerhaltung und die Produktion innerhalb eines Unternehmens.

Ist ein System offen, dann arbeiten mehrere Systeme zusammen, und wenn es sich um ein integriertes Warenwirtschaftssystem handelt, dann gibt es Module, die bereits vorhanden sind und die mit anderen Systemen beispielsweise von Banken oder Marktforschungsinstituten von außen in Verbindung stehen.

Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?

Jedes Warenwirtschaftssystem basiert auf einer Datenbank, die mit Stamm- und Bewegungsdaten bestückt wird. Zu diesen Stammdaten gehören unter anderem:

  • Die Artikel
  • Die Kunden
  • Die Interessenten
  • Die Lieferanten
  • Die Mitarbeiter

Zu den Bewegungsdaten gehören:

  • Die Rechnungen
  • Die Aufträge
  • Die Lieferscheine
  • Die Angebote
  • Die Bestellungen

Vor allem für kleine Unternehmen stellt sich natürlich auch die Frage, wie teuer ein Warenwirtschaftssystem ist. Diese Frage kann leider nicht pauschal beantwortet werden kann. Es kommt immer auf die Größe und die Anforderungen an, die an das System gestellt werden, aber auch auf den Anbieter der entsprechenden Software.

Es gibt die Möglichkeit ein Warenwirtschaftssystem zu mieten und eine monatliche Pauschale zu zahlen, aber das System kann selbstverständlich auch gekauft werden. Bei einer monatlichen Miete muss durchschnittlich mit 30,- Euro pro PC-Arbeitsplatz gerechnet werden, wird die entsprechende Software gekauft, dann reicht die Preisspanne von 500,- Euro bis zu 5000 Euro. Handelt es sich um ein individuelles System, was passgenau auf ein Unternehmen zugeschnitten ist, dann müssen mindestens 500,- Euro einkalkuliert werden.

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1 Meinung

  1. Julian 19 Januar, 2017 at 10:54

    Sehr guter Artikel! Lese hier regelmäßig um immer auf dem neusten Stand zu sein! Werde wirtschaftsblogger auf jeden Fall weiterempfehlen? Habt ihr schonmal darüber nachgedacht eine APP zu entwerfen für euren Blog?

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