Das digitale Zeitalter macht es möglich, dass die klassische Unterschrift unter Dokumenten nicht mehr notwendig ist. Gezeichnet wird mit einer sogenannten eSignatur, praktisch eine digitale Unterschrift, die bei Versicherungen wie auch bei Kaufverträgen zum Einsatz kommt. Viele haben vielleicht schon davon gehört, dass es diese digitale Signatur gibt, aber sie wissen nicht, ob eine digitale Unterschrift die gleiche Rechtsgültigkeit hat, wie es bei einer klassischen Unterschrift auf Papier der Fall ist.
Wie funktioniert eine eSignatur?
Vereinfacht gesagt kommen bei einer eSignatur, technische und rechtliche Mechanismen zusammen. So wird es möglich, dass bei einer Unterschrift auf einem digitalen Dokument eine sehr sichere Authentifizierung und ebenfalls ein Nachweis der Zustimmung jederzeit möglich sind. Damit eine solche digitale Unterschrift auch vor dem Gesetz verbindlich ist, müssen die Anbieter dieser Signaturen sehr strenge Auflagen erfüllen. Zudem sind bestimmte Zertifizierungen notwendig, die die Anbieter erlangen müssen. Es gibt einige wichtige Kriterien, wie zum Beispiel die Authentifizierung der Parteien, die ein Dokument wie einen Kaufvertrag digital unterschreiben. Zwingend erforderlich ist des Weiteren ein Nachweis der Zustimmung sowie eine elektronische Versiegelung der Dokumente, um jederzeit die Integrität gewährleisten zu können.
Das sind die Vorteile der digitalen Unterschrift
Verträge zum Abschluss zu bringen, bedeutet immer einen großen Aufwand an Arbeit. Früher war das Ganze mit einer Unmenge an Papierkram verbunden und die Dokumente wurden ständig Hin und Her geschickt. Zwangsläufig zeigten sich dabei viele Schwachstellen, die den Vorgang immer wieder verzögerten. Heute gibt es digitale Unterschriften, die diese umständlichen Prozesse unnötig machen. Alle relevanten Dokumente werden online in rechtlich anerkannten Formaten versendet, wie zum Beispiel im PDF-Format. Die Unterschriften von Kunden, Mitarbeitern und von Partnern können zudem auf dem Onlineweg angefordert werden. Wer Geld, Ressourcen und nicht zuletzt noch Arbeitszeit sparen möchte, entscheidet sich für die digitale Variante.
Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?
Die Europäische Gemeinschaft hat die Anerkennung der digitalen Unterschrift über die sogenannte eIDAS-Verordnung geregelt. Das heißt, die EU erkennt die digitale Signatur als rechtsverbindlich an, ebenso wie eine normale, klassische Unterschrift. Allerdings sagt die EU auch, dass nur zertifizierte Anbieter im Namen ihrer Partner eine rechtsverbindliche Unterschrift erstellen dürfen, die gesetzlich anerkannt ist. Diese vertrauenswürdigen dritten Personen werden in regelmäßigen Abständen auditiert. Damit soll jederzeit sichergestellt werden, dass die Lösungen in jedem Fall den Vorschriften der EU entsprechen.
Der Wechsel wurde vollzogen
Heute sind es Unternehmen in unterschiedlichen Größen, die den Wechsel von der klassischen auf die digitale Unterschrift bereits vollzogen haben. Sie haben das Papier hinter sich gelassen und arbeiten ausschließlich mit elektronischen Dateien, mit der Speicherung auf diversen Servern über sogenannte Software-Suiten. Allerdings ist das Unterschreiben von wichtigen Verträgen und anderen Dokumenten immer noch ein Schritt, der spezielle Tools verlangt, die jedoch häufig nicht wie gewünscht zur Verfügung stehen. So bleibt oft nur noch der Ausdruck sowie die handschriftliche Signatur und die klassische Archivierung von Dokumenten auf Papier. Die digitale Unterschrift macht es möglich, das papierlose Verfahren mit einem besonderen Mechanismus abzuschließen. Von der Signatur auf dem digitalen Weg bis zur Archivierung aller Dokumente, die ebenfalls digital erfolgt, bietet sich neben einfacheren Zugriffsmöglichkeiten zugleich auch eine Optimierung der Verwaltungsprozesse an.
