Die Aufgaben der Buchhaltung umfassen die Analyse und Dokumentation sämtlicher in einem Unternehmen anfallenden Geschäftsvorfälle. Grundsätzlich sind alle Vorgänge zu dokumentieren, die das Vermögen der Firma betreffen, darunter Einnahmen, Abschreibungen oder Zahlungsverpflichtungen. Art und Umfang der Buchhaltungspflicht können in Abhängigkeit des Unternehmens uund seiner Rechtsform deutlich variieren. Unterstützung finden Unternehmer beispielsweise in Softwarelösungen.
Stellenwert und Relevanz der Buchhaltung
Grundsätzlich ist die Buchhaltung als Pflicht jedes Unternehmens zu betrachten, geschäftliche Fälle aufzuzeichnen. Umfang und Aufwand variieren je nach Rechtsform und anderen Faktoren. Während Freiberufler oder Selbstständige mit Kleinunternehmerregelung eine vereinfachte Form der Buchhaltung haben, sind andere zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Das Rahmenwerk für die Buchhaltung findet sich in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Diese bestehen teils aus geschriebenen und teils aus ungeschriebenen Regeln für die Buchführung und Bilanzierung. Im Zuge der elektronischen Datenverarbeitung wurden überdies Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in elektronischer Form ins Leben gerufen. Diese finden sich unter der Bezeichnung GoBD.
Buchhaltungspflicht : einfache oder doppelte Buchführung
Jeder Unternehmer ist grundsätzlich zur Gewinnermittlung verpflichtet. Dies gilt auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Doch sind hier zwei verschiedene Verfahren zu unterscheiden, die EÜR sowie die doppelte Buchführung.
Die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) stellt die vereinfachte Form der Gewinnermittlung dar. Sie steht grundsätzlich Freiberuflern, Kleinunternehmern sowie landwirtschaftlichen Betrieben offen. Für die EÜR gibt es seit 2005 ein Formular des Bundesfinanzministeriums, in dem der Aufbau der EÜR definiert ist.
Die doppelte Buchführung wird ab dem Zeitpunkt relevant, ab dem ein Gewerbetreibender die Grenzen der Kleinunternehmerregelung überschritten hat. Diese entspricht Einnahmen von mehr als 17.500 Euro im laufenden Geschäftsjahr oder zu erwartenden Einnahmen von über 50.000 Euro im künftigen Geschäftsjahr. Die doppelte Buchführung sieht eine Trennung der Soll- und Haben-Konten vor. Geschäftsvorfälle sind also auf separaten Konten zu verbuchen, die wiederum eine Unter-Kategorisierung nach Büchern aufweisen: Hauptbuch, Grundbuch sowie Nebenbücher.
Aufgaben der Buchhaltung
Die maßgebliche Aufgabe der Buchführung besteht gemäß § 239 Absatz 2 HGB (Handelsgesetzbuch), darin, die Geschäftsvorfälle „laufend, lückenlos und sachlich geordnet“ zu erfassen sowie zu buchen. Diese Buchungen entsprechen den Grundlagen für die Bilanzierung und den Jahresabschluss. Im Einzelnen ergeben sich die damit verbundenen Aufgaben aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
An erster Stelle gilt der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit. Demnach müssen alle geschäftlichen Vorfälle objektiv aus den Büchern herzuleiten sein.
Der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit beinhaltet, dass auch sachkundige Dritte die Inhalte der Buchführung nachvollziehen können.
Gemäß Grundsatz der Einzelbewertung sind sämtliche Vermögensgegenstände einzeln zu bewerten, wobei im Einzelfall auch Gruppenbewertungen zulässig sind.
Im Grundsatz der Vollständigkeit ist eine lückenlose Buchführung vorgesehen.
Im Sinne des Grundsatzes der Ordnungsmäßigkeit sind sämtliche Geschäftsvorfälle zeitnah sowie in chronologischer Reihenfolge zu verbuchen.
Der Grundsatz der Sicherheit sieht eine ordnungsgemäße Archivierung der Unterlagen vor.
Abschließend sorgt das Belegprinzip dafür, dass sich sämtliche Geschäftsvorfälle mittels Beleg nachvollziehen lassen.
Unterstützung bei der Buchhaltung
Je nach Aufwand der Buchhaltung stellt sich die Frage, ob Unternehmer die Aufgabe selbst übernehmen oder Teile davon an einen externen Dienstleister abgeben sollten. Auch ein Steuerberater unterstützt Unternehmen in den wichtigen Fragen nach der steuerlichen Behandlung bestimmter Positionen. Die Kosten solcher Leistungen können sich durch die Sorgfalt der Buchhaltung und guten Umgang mit steuerlichen Fragen schnell amortisieren. Die Konzentration auf das Kerngeschäft ist ein weiterer Vorteil der Delegation solcher Aufgaben und Leistungen.
Weitere Unterstützung finden Unternehmer in Buchhaltungssoftware. Der unübersichtliche Markt dieser Lösungen bietet Konzepte mit unterschiedlichen Leistungsumfängen für verschiedenartige Herausforderungen. Speziell für Neueinsteiger, die erstmals mit Buchhaltungsaufgaben konfrontiert sind, kann eine solche Software lohnenswert sein.
Buchhaltungs-Software im Überblick
Die leistungsstarke Buchhaltungs-Software Candis hilft KMU´s und schnell wachsenden Start-ups bei der Vorbereitung und Durchführung der Aufgaben. Nach Verknüpfung verschiedener Daten mit der Softwarelösung und Weiterleitung der Dokumente laufen Buchhaltungsaufgaben dank künstlicher Intelligenz weitgehend automatisiert ab. Die Zuordnung der Dokumente zu Transaktionen erfolgt automatisch, während Kunden einen Echtzeit-Überblick zu den Geschäftsvorfällen erhalten.
Der Buchhaltungsaufwand reduziert sich hiermit laut Candis um etwa 80 Prozent. Auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Finanzverantwortlichen erleichtert die Software. Das Angebot richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen. Das Angebot ist allerdings mit hohen Investitionskosten verbunden.
Fazit
Ganz gleich, ob Freiberufler oder bilanzierungspflichtiges Unternehmen: für nahezu jeden Selbstständigen gelten bestimmte Grundsätze der Buchhaltung. Art und Umfang hängen unter anderem von Unternehmensgröße und Rechtsform ab. Erleichterung finden Unternehmer im Einsatz eines Steuerberaters oder in durchdachter Buchhaltungs-Software.
