Ständige Erreichbarkeit ist für viele Selbstständige Alltag. Es gilt als positiv, Unternehmer auch nach Feierabend für Rückfragen zu Aufträgen und Bestellungen kontaktieren zu können. Doch dieses Konzept schädigt die Work-Life-Balance zehntausender Gründer. Durch die Nutzung eines Büroservices lassen sich Grenzen aufzeigen, ohne den Kundenservice zu gefährden.
Große E-Commerce Händler und etablierte Firmen nutzen Callcenter, um die direkten Anfragen im Unternehmen gering zu halten. Doch nicht alle Kunden erkennen den Unterschied zwischen KMU und Soloselbstständigen und etablierten Großunternehmen. Sie fordern ständige Erreichbarkeit – ist das realistisch?
Weniger Distanz durch ständige Präsenz online
Social Media Accounts und interaktive Websites mit Live Chat und WhatsApp-Servicenummer sind ein Marker für Kunden, dass hier rund um die Uhr auf ihre Bedürfnisse eingegangen wird. Wer nachts online shoppt, möchte auch in Echtzeit dazu beraten werden. Doch am anderen Ende des Onlineshops sitzen Soloselbstständige oder kleine Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren müssen.
Perfekter Service definiert sich, auch und gerade international, heute durch besonders schnelle Reaktionen. Wer auf eine Facebook Nachricht zu seinen Angeboten schnell antwortet, suggeriert damit eine Nähe, die zwischen Kunde und Shop eigentlich nicht vorhanden ist. Diese Aufgabe der Distanz sorgt für Zufriedenheit auf der Kundenseite, hält jedoch die Unternehmen vom Tagesgeschäft ab.
Nicht jeder Anruf und jede Mail sind dringend
Kontaktformulare, Live Chats und 24-Stunden-Servicenummern sind für Kunden auch bei kleinen, unwichtigen Anliegen attraktiv, wenn sie nur einen Klick entfernt sind. Statt auf den Link zu Größentabellen zu klicken, wird so im Bekleidungs-Onlineshop im Live Chat gefragt, welchen Umfang eine Hose in der Größe XL hat. Natürlich ist dieses Anliegen für den Kunden selbst relevant, doch die Antwort lässt sich ebenso schnell alleine herausfinden.
Darum sollten Onlinehändler ebenfalls mit Öffnungszeiten arbeiten. Ist der Chat aktuell nicht verfügbar oder ein Hinweis eingeblendet, dass Supportmails innerhalb von 48 Stunden beantwortet werden, erlischt oft das Interesse an dem Detail und der Kunde kauft die Ware auch ohne diese Auskunft. Nicht jede Anfrage ist wichtig, doch die Möglichkeit zum Stellen dieser Anfrage sollte vorhanden sein.
24-Stunden-Service durch Telefondienst sichern
Callcenter und Servicemitarbeiter belegen einen hohen Budgetposten, den Selbstständige und KMU oft nicht besitzen. Telefonservice vom Büroservice24 stellt eine günstigere Alternative da. So können die Anrufe und die Mails rund um die Uhr entgegengenommen werden und, wenn nötig, Notizen gemacht, ob eine Rückmeldung erforderlich ist. Viele Fragen können durch die externen Servicemitarbeiter sofort geklärt werden, andere warten am nächsten Morgen auf Bearbeitung durch das Unternehmen.
Die Weiterleitung aller Anrufe und Mails kann zur Aufnahme von Bestellungen ebenso genutzt werden wie als reine Infohotline, die über Öffnungszeiten und Angebote informiert. Durch die eingesparte Zeit zur Bearbeitung der Anfragen werden neue Ressourcen frei. So konzentrieren sich Selbstständige während der Geschäftszeiten auf ihren Umsatz und können nach Feierabend ebenso entspannt die Freizeit genießen, wie es Mitarbeiter völlig selbstverständlich tun.
