Jeder, der ein Geschäft oder ein Unternehmen hat, der ist auch verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dieser Zeitraum liegt zwischen sechs und zehn Jahren, je nachdem, um welche Art der Unterlagen es sich handelt. Diese Aufbewahrungsfristen richten sich immer nach zwei unterschiedlichen Rechtsgrundlagen, dem Steuerrecht und dem Handelsrecht. Wichtiger ist allerdings das Steuerrecht, denn das Finanzamt muss jederzeit relevante Unterlagen einsehen können, auch wenn die Vorgänge schon einige Jahre zurückliegen.
Was muss alles aufbewahrt werden?
Grundsätzlich muss alles das aufbewahrt werden, was für die Steuern von Belang ist. Dazu gehören unter anderem:
- Jahresabschlüsse mit Gewinn- und Verlustrechnungen
- Eröffnungsbilanzen
- Alle Buchungsbelege, zu denen unter anderem auch Kassenrollen gehören
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Inventarlisten
- Unterlagen zur Zollanmeldung
Für alle diese Unterlagen gibt es Fristen, wie lange sie tatsächlich aufbewahrt werden müssen. Zehn Jahre müssen zum Beispiel Inventarlisten und Buchungsbelege aufbewahrt werden. Eine Frist von sechs Jahren gilt für die Handels- und Geschäftsbriefe sowie für alle Unterlagen, die für die Steuer von Bedeutung sind.
Alle Originale, die aufbewahrt werden, müssen sehr sicher gelagert werden. Das heißt, der Raum muss vor Feuer, Feuchtigkeit und Wasser geschützt sein. Es wird kein hermetisch abgeschlossener Raum verlangt, aber ein trockener Raum im Keller, der mit einer Tür aus Metall geschlossen wird, reicht aus, um die geschäftlichen Unterlagen sicher zu verwahren. Außerdem ist es wichtig, dass alle Unterlagen geordnet sind, damit ein Dritter, also ein Finanzprüfer, sich jederzeit ohne Probleme orientieren kann.
In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
In früheren Zeiten war es einfach, Buchungsbelege aufzubewahren. Die Geschäftsbücher, wie auch die Kassenbelege wurden mit der Hand geschrieben und die Schrift auf den Belegen konnte nicht verblassen.
Als die ersten automatisch ausgedruckten Bonrollen auf den Markt kamen, wurde es etwas schwieriger, die Buchungsunterlagen über einen langen Zeitraum aufzubewahren, denn die Schrift verblasste mit der Zeit. Das galt besonders für sogenannte Thermorollen, die früher sehr schnell verblassten und nach einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren war oftmals nichts mehr zu erkennen. Heute ist das kein Problem mehr, denn die Kassenrollen der nächsten Generation können sechs und sogar auch zehn Jahre gelagert werden, ohne dass die Schrift verblasst.
Neben der Aufbewahrung in schriftlicher Form gibt es auch noch die Möglichkeit geschäftliche Unterlagen in digitaler Form zu verwahren. Das gilt zum Beispiel für Rechnungen, die beispielsweise im PDF Format verschickt werden. Der Empfänger kann die Rechnung zwar für sich persönlich ausdrucken, für die Steuer ist es aber relevant, dass es keinen sogenannten Medienbruch gab. Das heißt, die Rechnung muss auf der Festplatte vorhanden sein. Sie auszudrucken und dann aus dem Rechnungsordner zu löschen, ist nicht erlaubt.
Fazit
Auch wenn es vielleicht ein wenig Aufwand bedeutet, alle steuerlich relevanten Unterlagen in der richtigen Form und über den richtigen Zeitraum aufzubewahren, es ist wichtig, dass alles da ist. Wenn das nicht der Fall ist, dann kann das bei einer Betriebsprüfung unangenehme Folgen haben.
